La plateforme a-project
Entièrement paramétrable et modulaire, la plateforme a-project est un environnement de gestion de documents et de données conçue pour le suivi et la collaboration autour des projets d'ingénierie.
Fédérer les acteurs et faciliter le partage d'informations
Maîtres d'ouvrage, maîtres d'œuvre, organismes de contrôle, architectes, entreprises de travaux, ...
La plateforme a-projet offre un environnement de travail collaboratif sécurisé et simple d'utilisation à l'ensemble des intervenants du projet.
Elle facilite l'accès à une information volumineuse et diversifiée et permet une collaboration optimisée entre les multiples acteurs en fonction des rôles et des responsabilités de chacun.
Elle confère également une vision structurée des différentes opérations avec distinction des phases Études et Travaux, et la capitalisation de l'information sur la durée.
Optimiser la gestion des documents et des données
Documents techniques, plans, courriers, comptes-rendus, devis, infos de suivi, données métier, ...
Les principaux formats bureautiques, plans et maquettes numériques sont accessibles en ligne.
Un module médiathèque est intégré à la plateforme afin d'optimiser la gestion des photos et autres médias.
L'outil permet également de modéliser des référentiels de données métier et de disposer d'outils de saisie, de validation et de suivi optimisés : suivi d'incidents de chantier, d'équipements, dématérialisation de registres, ... : les applications sont multiples.
Assurer la traçabilité et la sécurité des informations
Notifications, alertes, workflows de validation, historique des échanges
L'historique des actions et modifications réalisées sur un contenu est tracé.
L'outil permet également de gérer des commentaires et leur traçabilité.
Un système d'alerte et de notification permet à l'utilisateur d'être informé et de suivre les informations le concernant.
La plateforme intègre nativement des mécanismes de gestion RGPD, et garantit la sécurité et la confidentialité des données.
Suivre l'activité et améliorer la productivité des intervenants
Fonctions de recherche avancée, tableaux de bord, indicateurs de suivi
Il est possible de paramétrer très simplement des circuits de validation avec définition des tâches, des acteurs et des délais.
Un système d'alerte et de notification permet à l'utilisateur d'être informé et de suivre les informations le concernant.
Des indicateurs et des tableaux de suivi optimisent la gestion de l'information.
Modules a-project
Gestion documentaire
La plateforme a-project permet de gérer une ou plusieurs bases documentaires avec une organisation en dossiers et sous-dossiers.
Les arborescences sont contextuelles, évolutives et duplicables ; la gestion des droits permet de définir finement les règles d'accès aux informations et leur modification.
L'outil permet de gérer différentes typologies de documents (documents administratifs, financiers, techniques,...) dont les champs descriptifs sont personnalisables en fonction du besoin métier (chrono, date, texte, liste, géolocalisation, ...).
Les principaux formats bureautiques, plans et maquettes numériques des projets sont accessibles en ligne.
Il est possible de modéliser simplement des processus de validation de documents et/ou de dossiers, avec visas et signatures.
Espaces collaboratifs
Les espaces collaboratifs permettent de créer des environnements dédiés à des projets ou à des thématiques.
Ils permettent de travailler en mode transverse et/ou avec des partenaires externes et sont composés de modules choisis pour répondre aux besoins (annuaire des membres du projet, base documentaire dédiée, suivi d'actions, photothèque...)
Exemples d'utilisation : les espaces projets avec partage de l'ensemble des documents du projet de construction ou d'aménagement entre les multiples intervenants (maître d'œuvre, maître d'ouvrage, contrôleurs, prestataires, ...), les espaces de concertation et d'enquête avant projet,...
Gestion de données et formulaires
L'un des points forts de l'outil est sa capacité à gérer également au sein du même environnement des données structurées.
Il est ainsi possible de paramétrer sans développement des ensembles de données métier et de configurer des formulaires.
L'intérêt : modéliser des référentiels de données et disposer d'outils de saisie, de validation et de suivi optimisés, bien plus adaptés que les tableurs encore largement utilisés pour cet usage.
Quelques illustrations : le suivi d'incidents, le suivi de devis, le suivi de contrôle d'équipements, la dématérialisation de registres, ... : les applications sont multiples.
Médiathèque
Une multitude de photos est prise lors des projets de construction ou d'aménagement permettant d'illustrer et de suivre l'avancement des travaux.
Le module médiathèque de la solution a-project est un outil de gestion de médias numériques qui permet d'optimiser leur indexation, leur classement, leur stockage et leur diffusion.
Le module, entièrement dédié à la gestion d'une médiathèque collaborative « full web » propose notamment :
- un référentiel des médias
- des fonctions de recherche adaptées à ce type de contenus et paramétrables
- la gestion de collections et de mots-clés
- des fonctions d'import/export à l'unité ou par lot
- l'import/export automatique des métadonnées
Ce module intégré à la plateforme a-project permet également de lier ces médias aux autres documents et dossiers de la gestion documentaire.
Témoignage
" Depuis 2013, tous les projets de Vallée Sud – Grand Paris sont intégrés dans la plateforme proposée par AXO project : les livrables des différents acteurs de nos projets (géomètres, contrôleur amiante, geodétection de réseaux, maîtres d'ouvrage, maîtres d'œuvre, contrôles externes, entreprises) sont déposés et échangés sur celle-ci. Pour tous les acteurs, c'est un vrai gain en termes de gestion de documents et de traçabilité des échanges. Cette plateforme développée par AXO project est pour nous un outil indispensable."
Delphine SOUTHON – Adjointe Pôle EAU
